Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением учреждения образования Федерации профсоюзов Беларуси «Международный университет «МИТСО»

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

1. обеспечение единого порядка ведения делопроизводства в университете;

2. методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях университета;

3. организация контроля за своевременным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

4. методическое и технологическое обеспечение работы системы электронного документооборота ДЕЛО;

5. контроль исполнения документов и поручений;

6. организация работы с обращениями граждан и юридических лиц;

7. обеспечение своевременной и полной передачи поступающей информации ректору, проректорам от работников университета, представителей других организаций и граждан.

На канцелярию возлагаются следующие функции:

1. организация документационного обеспечения управления;

2. обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции университета;

3. контроль за сроками исполнения документов и поручений;

4. организация работ по регистрации, учету, хранению документов текущего делопроизводства;

5. методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях университета;

6. обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения, обработка дел, переданных структурными подразделениями на архивное хранение;

7. руководство работой по составлению описей дел структурных подразделений для передачи в архив, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

8. контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

9. оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку;

10. организация работы по обращениям граждан и юридических лиц;

11. обеспечение приема, сохранности и конфиденциальности проходящей, исходящей и входящей служебной документации, коммерческой информации;

12. обеспечение своевременного представления поступающих на подписание руководству университета документов;

13. методическое и технологическое обеспечение работы системы электронного документооборота ДЕЛО;

14. обучение вновь принятых работников порядку работы в системе электронного документооборота ДЕЛО;

15. подготовка локальных правовых актов университета, регламентирующих ведение делопроизводства в соответствии законодательством;

16. составление номенклатуры дел университета.